دقت در تهیه متن از ارکان اصلی تنظیم یک اظهارنامه معتبر محسوب می‌شود. این امر شامل درج دقیق و کامل مشخصات طرفین، بیان شفاف و بدون ابهام موضوع اظهارنامه و همچنین ذکر تاریخ و شماره دقیق سند می‌باشد. توجه به این جزئیات از بروز اختلافات آتی جلوگیری کرده و اعتبار قانونی سند را تضمین می‌نماید.

رعایت شرایط قانونی نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این شرایط شامل امضای صاحب حق، مهر شرکت و درج تاریخ روز می‌باشد. امضای ذی‌نفع و مهر شرکت نشان‌دهنده تأیید محتوای اظهارنامه بوده و درج تاریخ روز نیز زمان تنظیم سند را به طور دقیق مشخص می‌نماید که از نظر حقوقی دارای آثار قانونی مهمی است.

ضمائم ضروری بخش مکمل اظهارنامه را تشکیل می‌دهند. تهیه فهرست کامل ضمائم، شماره‌گذاری منظم مدارک و تأیید صحت ضمائم از جمله اقداماتی است که باید با دقت انجام پذیرد. این کار به بررسی سریع‌تر پرونده کمک کرده و صحت و کامل بودن مدارک ارائه شده را تضمین می‌نماید.